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麦肯锡文案写作与沟通技巧

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出版时间:2017年10月
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  • 内容简介

    《麦肯锡文案写作与沟通技巧》从写作、说话、工作三大方面归纳了麦肯锡公司及其员工数十年极其精华的逻辑理念和实用技巧。其中既包含了解决问题的方法、与客户的相处之道、团队的管理、自我职业修养,也涉及了进行商务写作时的内容、用语、形式,以及会议、访谈、汇报时的表达原则。本书在逻辑思考的基础之上,对金字塔原理、MECE法则、SCQOR故事展开法、电梯演讲等极具麦肯锡特色的关键概念进行了通俗易懂的解读,通过广泛列举相关案例来说明解决问题的技巧,并将一系列复杂的问题通过大量图表清晰地表达出来,让所有问题化繁为简,帮助职场人士更好地养成逻辑思考的习惯,提升工作技能及工作业绩。这本书能让你即使不在麦肯锡工作,也能变成优秀的“麦肯锡人”。

  • 作者简介

      谢东江,理工科专业毕业,后获得工商管理硕士学位,曾在工程研究院从事工程咨询,大型企业从事管理工作。现为广东某大型企业高管,从事企业组织创新、人力资源开发与培训、企业上市辅导研究工作。对现代企业管理理论与实践有较深的研究和心得,尤其对麦肯锡等管理咨询公司有较深的研究并能够将相应理论和方法有效应用于企业管理中。

  • 编辑推荐

    1.全面揭示世界知名管理咨询公司的商务文案写作秘诀及沟通说服技巧,帮你提升书写水平、直击沟通盲点。

    2.本书对麦肯锡经典的金字塔原理、MECE法则、SCQOR故事展开法、电梯演讲法等关键概念进行了通俗易懂的解读,通过广泛列举相关案例来说明解决问题的技巧,并将一系列复杂的问题通过大量图表清晰地表达出来,让所有问题化繁为简,增强了本书的易读性和实用性。

     

  • 试读

    MECE法则:不重复、不遗漏的归类分组

    数量是否合理、是否与信息内容量相匹配,除了这些,还有一个概念在构成关键主题时很重要,就是主题之间是不是具备MECE(全称为Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,直译为集合网罗性、相互排他性),有人理解成“不遗漏、不重复”。不遗漏是为了更具说服力;不重复则是为了易于理解。

    在麦肯锡公司里,解决问题过程中的必要因素是MECE。在每一个新的咨询顾问加入麦肯锡之初,MECE就开始不断融入他的生活中。如果你问任何一个麦肯锡人,在麦肯锡所有解决问题的办法中,哪一个是最令他们印象深刻的,他们会异口同声地告诉你:MECE。麦肯锡里每一份提供给客户的文件里,包括每一次电子邮件、每一份情况说明、每一封声讯邮件,甚至每一个内部备忘录都是“不遗漏、不重复”的。

    实施指南

    现在就来详细说明一下如何将MECE法则运用到商务文案的写作中去。

    MECE的两大特征

    1.最大完善度

    只要你做到了清单上的所有内容都是独立的、清楚的,即“相互独立”,你还必须进行审视,以保证它同时还囊括与这一问题有关的所有内容或事项,即“完全穷尽”,以此来实现避免遗漏和最大完善度。

    2.最高条理化

    列出你所必须解决的问题的各项组成内容,从你的解决方案的最顶端开始。当你觉得这些内容已经经过仔细琢磨确定以后,它们是否每一项内容都是独立的、可以清楚区分的事情。假如是,那么你的内容清单就是“相互独立的”,实现了最高条理化,避免重复。

    避免重复容易,避免遗漏有点难

    大家虽然在金字塔结构的关键信息这个层级中设定出不遗漏、不重复的主题,但真正能够实现的门槛却很高。信息稍许重复还不严重,但很难做到一点儿都不遗漏。那么有什么方法能尽可能降低遗漏信息的数量呢?有两种方法可以降低遗漏发生的几率。

    1.现成的MECE分析架构的掌握

    可以说,先在自己的秘籍里储存许多套MECE的分析结构(如五力、3C、4P、SWOT分析等),然后选择适合的方法套用于当下遇到的工作。事前准备好“不遗漏、不重复”的分析结构,能有助于信息金字塔的制作。其原因在金字塔结构中,这些符合MECE的分析架构,代表着针对某项特定的重要主题所准备的已相当完整。因此,只要把每则信息放入个别容器(也就是主要主题)之下,就能够完成信息金字塔的制作。即使不完全合适,只要修改一点点,应该都能够运用。

    2.设定“其他”作为主题

    就逻辑上来说,至少确保了“不遗漏”的集合网罗性。虽然“其他”这个概念很模糊,但的确可以暂时替代主题,而且独到见解通常会藏在“其他”类当中。一份令人满意的麦肯锡问题清单所包含的顶级的一级内容不会少于2个,也不会多于5个,当然最好是3个。也就是除了自己想出的主题之外,不管怎样,再多设定一个“其他”。

    接下来的做法是最重要的:在设定“其他”作为主题之后,就根据具体的案例,开始在“其他”这个主要主题下,加上次要主题。这样一来,当你觉得有些次要主题无法归纳到已预设好的主要主题下时,便可以把这些次要主题先暂时放在“其他”之下。等到“其他”下面的次要主题越来越多时,你就会发现“其他”这个主要主题的本质是什么。

     

    图文并茂,拒绝枯燥

    图表和信息图像化是麦肯锡公司与客户进行沟通的主要利器。

    如今,人们用来汇报的已经不仅仅局限于图表,还可以是产品样本、三维模型或者是网页。无论采取哪种形式,不错的视觉辅助材料,可以达到意想不到的沟通效果。一幅图所能表达的概念和数据,或许用数页的文字才能阐述清楚。你的汇报对象在听了或读了你的报告时,如果再能够看看图(若是实物模型,还可以触摸一下),就会更容易接受你的观点。

    案例

    对图表在商务文案中的作用,曾在麦肯锡就职的埃森·拉塞尔感触颇深:

    我刚进公司时,是1989年,早已不是石器时代了,可是公司首先发给我的一套装备就是一盒绘图铅笔、一块橡皮和一套塑料制成的绘图板——上面布满了长方形、三角形、箭头等图形的那种板子。我被告知:“别小看这些绘图板,它们是不可替代的,你需要用它们来画图。”从过去工作到上商学院,我用计算机制表和画图已经有好几年了。面对如此原始的装备,我略微有点吃惊:这是多么鲜明的企业文化面对高技术却缺乏灵活性的例子啊。

    然而后来我发现,麦肯锡公司把图表作为一种以易于理解的形式表达信息的手段,而这个绘图板有一个非常重要的作用,它可以使图表简单化,而计算机制图却很容易就把图表变得花里胡哨。

    实施指南

    如前所述,图表是麦肯锡公司赖以表达信息的一种手段,那么麦肯锡的图表有别于其他地方的图表吗?麦肯锡的图表结构、麦肯锡公司对图表的要求是怎样的呢?

    简单为上:一图明一事

    麦肯锡的图表以简单著称,而且越简单越好,是独一无二的,每一张图仅能传递一条信息,要表达的意思应该是一目了然。如此,图表传递的信息不仅让对方知晓你讲的是什么,你自己也很清楚。图表越复杂,其传递信息的效果就会越差。

    商务文案初步完成之后,你必须把图表再次确认一下:每个图表是否真的仅包含一个信息,该信息是否正确地与次要议题相联结。如果有两件以上的信息要传递,那就分成两个图表分别说明;如果遇见本应很有内容的图表,却不能一目了然时,那就表明有多个信息混杂在其中。如果是单一信息,图表所比较的重点或强调的地方应该都很明确;但如果加入两个以上的信息,整体图表立刻就会变得一团模糊、难以分辨。因此只要彻底执行“一图表一信息”,就能立即把一个个图表全都变简单。

    通过上图可看出,最优异的图表一般是由信息、论据、资料来源组成的。好的标题用一个简单的句子就把图表的要点表达出来了;图表中无声的信息可以通过底纹、箭头或爆炸型的扇形区域等在其他方法中突显出来;资料来源在图表的左下角,当有人问“这些信息你从哪里获得”时,你就可以据此告诉他们。

    要想制作好的图表,除保持基本结构完整外,为确保图表能够用得恰到好处,既浅显易懂又具说服力,还需要注意下面三点:一是具备依循议题的信息;二是向纵向和横向扩展应具有意义;三是论据支持信息。

    图表不要太过复杂,否则事倍功半为了画出这些图表,许多人每天都把自己弄得痛苦不堪,其实真正可怜的却是“那些被迫要看莫名其妙的图表而觉得痛苦不堪的听众或读者”。

    从经验上来说,人从看见图表,到做出“有意义”或者“理解了”等判断,大约需要15秒钟的时间。我们将这段时间称之为“15秒法则”,就是在这十几秒的时间内,人们会对“要不要仔细读这份资料”做出判断。

    太过复杂的图表,是没有办法让人在15秒内就完全心领神会的,如果时间截止时,对方仍旧处于模糊不清的状态,那么这张没有传达出明确意图的图表是不成功的,是相当于不存在的、没有意义的。在大型计划中,对整体综合价值进行判断的人,不论是论文的审查委员还是经营者,他们几乎都很忙碌,且对自己很有自信。当他们连续看几张“不具意义”的图表后,会马上关闭心房,视线下移,眼中光芒尽失,比赛就此结束。

    当你试着向别人介绍某个图表,只要有人稍微感觉“这个难以传达”,或是“这个不好说明”,你就要考虑重新检查修改,然后再次重复。

    图文并茂,但不能花哨得喧宾夺主

    记住,你是在就自己的若干建议努力进行沟通。有时,可能你希望用精美的图片来打动对方,但你不是在炫耀艺术品,传递信息的媒介是不应该压倒信息本身的,它妨碍了信息的传递。因此,禁止使用带有一定欺骗性的三维图像和分散注意力的色彩。在制图方面,麦肯锡始终比较保守:除非对阐述图表的要点必不可少,否则,在麦肯锡式的汇报中,你是不会看到五颜六色的图形或三维动画在你眼前做出干扰行为的。

    抓住对方眼球的PPT演示文稿

    麦肯锡认为,如果在PPT演示文稿中呈现金字塔,将会起到抓住对方眼球的效果。

    如果可以选择的话,大多数人都不会选择书面,而愿意选择口头来表达组成金字塔的思想观点。在这些人的想象中,视觉演示就是用PPT演示文稿的形式作报告。在他们看来,此项工作就是把金字塔结构转换成文字幻灯片,根据需要再加上一些图表,然后站起来解释一番。

    事情若真的这么简单就好了。可是视觉演示面向的是现场观众,观众的反应是不可预测的,而且他们的注意力还非常不集中。因此,要想勾起他们接受你的信息的热情,你必须懂得让他们集中注意力。也就是说,你必须取悦观众。

    实施指南

    既然PPT演示文稿具有这么大的威慑力,设计起来肯定要花很大精力和智慧,有捷径吗?下面麦肯锡就教你设计PPT演示文稿的技巧。

    设计文字PPT幻灯片的技巧

    文字幻灯片使用的是熟悉的交流工具——文字。制作现场演示用的文字幻灯片时,你需要明白的是,你——演示者,才是表演的明星。幻灯片仅仅是视觉上的辅助手段,其作用主要是让演示更加生动。房间里所有听众最感兴趣的是你,而不是幻灯片。因此,你在屏幕上演示的和你所说的应该是有明显区别的。

    实际讲稿如下:

    现状

    杰克逊食品公司未交订货的数量一直相当高。

    在业务领域,公司如果不能完全按订单供货,市场份额下降将不可避免。

    造成目前状况的原因之一是生产问题。

    供应链流程不合理和管理不善,导致生产问题更加复杂。

    供应链和生产流程之间缺乏紧密配合,未交订货问题难以解决,重点客户和重点产品也不能集中保证。

    文字幻灯片如下:

    现状

    尚未交付的订货相当多

    ·生产存在问题

    ·供应链流畅不合理

    ·生产/供应链缺乏配合

    由此可见,好的幻灯片总是尽可能直接简单准确地传递信息,而不是把文字(或幻灯片)浪费在那些可通过口头表达的介绍性或转折性语言上。文字幻灯片应仅包含经过适当分组和总结的、最重要的思想(观点、论据、建议等),因此,最好是只用于强调金字塔中的主要论点。

    但是对未参加会议观摩的人来说,发给他们讲义要比发给他们幻灯片清楚易懂。于是,为解决这个问题,一些人就想起一种一石二鸟的有效方法——那就是把幻灯片和讲稿融合在一起。这种方法是把讲稿写成大纲的形式,并省略许多过渡性的语句。

    制作一张幻灯片的内容,应牢记下列几个指导性原则:

    1.一张幻灯片只演示和说明一个论点

    除非你想一开始就列出摘要或者列表中的一组论点,在接下来的幻灯片中,你再完全展开其他论点。

    2.论点应该用完整的陈述句来说明

    而不是用标题性语言来陈述,你可用一两个词或一个简短的陈述句来提出你的观点,例如:“销售前景VS销售前景看好”,显然后一种说法比较明确,不会引起听众对你论点的误解。

    3.文字应尽量简短

    幻灯片文字越简短越好,每张最好不要超过30个单词或者6行字。如果你的思想观点用一张幻灯片难以说清楚,你可以多使用几张。

    4.使用简单的词汇和数字

    幻灯片中使用技术术语、复杂的词组或者一长串单词,容易使观众的注意力分散。数字也是越简单越好,例如人们记住490万美元要比记住4876987美元容易得多。

    5.字号应足够大

    你需要牢记,在屏幕上有必要演示的内容,就有必要让观众看明白。幻灯片文字清楚,就有98%成功的可能性,剩下的2%,可能是由于你不应该使用视觉演示。

    6.注意幻灯片的趣味性

    幻灯片的趣味性是由布局、字号的选择和颜色的运用来决定的。从外观上看,幻灯片比较雷同,如果堆放在一起,难免会令人乏味。但若是把文字幻灯片看成是在展示文字,而不是在展示数据或图表,那么你就能通过展示思想之间的相互关系,制作出更加美观、让人赏心悦目的幻灯片。

    提高趣味性,可以使用逐级展开呈现法,幻灯片的各个部分不是一下子就展现在屏幕上,而是逐一显示,你可以随着演示进行解释,这样整张幻灯片就会显得主次分明。

    设计图表PPT幻灯片的技巧

    图表幻灯片是通过柱状图、条形图、曲线图、散点图或饼图与接收者进行交流,相对于文字幻灯片,图表幻灯片更直观,更有冲击力。比较理想的图表幻灯片,图表和文字的比例分别是90%和10%,它们各自的作用是:

    1.文字部分说明演示文稿的框架结构;强调重要的思想、观点、论点、结论、建议或要采取的措施等。

    2.图表部分阐明仅用文字难以说清楚的数据、关系等。由于观众没有时间和机会对幻灯片传递的信息仔细研究并找出各部分之间的含义,所以图表幻灯片应尽量简单易懂。一份幻灯片最好不要超过一个或两个复杂的图表。因为过于复杂、过于详细、或过于分散的图表,需要浪费大量的时间去解释,这样会导致没有时间去进行讨论和探讨。

    制作图表幻灯片的技巧是:首先确定你想用图表回答的问题,然后把答案作为图表的标题(如下图),最后选择最适合表现论点的图表样式。

    为确保证图表所要传达的信息和给观众的视觉印象相一致,图表的标题语言一定要简洁,既可用一个完整的句子,也可用一个含有动词的短语,所表达的意思一定要能直接传递信息。由于观众关注问题的角度不同,不同的观众又有不同的观点、背景和兴趣,因此,用图表标题直接标明论点的另一个好处是,它能够最大限度地减少混淆。一个好的图表标题,能立即把观众的注意力拉入到你希望强调的数据方面。

    掌握了文字和图表幻灯片的要求后,你就可以开始制作整个演示文稿了。每张幻灯片写作的顺序,都是自上而下依次为:序言各要素、关键句要点和关键句下一层次的论点。你可以先用最简单的语言将故事梗概写在一张白纸上,之后把它分成几个区域,每个区域都代表一张空白幻灯片,然后再写上你想要阐明的要点,并对哪些需要用文字幻灯片,哪些需要用图表幻灯片做出说明。

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